Det här är några av de vanligaste frågorna under en intervju för administrativ assistent eller sekreterarejobb, möjliga svar på dessa frågor och några allmänna råd.
Administrativ assistent: Vanliga frågor och svar
- Vilka datorprogram har du använt i dina tidigare jobb och vilka känner du dig mest bekväma med? Sanningen är att jag känner mig väldigt bekväm med att använda Word, PowerPoint, Outlook och Excel. Jag har viss erfarenhet av MS Access, men jag kommer inte att betrakta mig själv som en expert. Men med de andra programmen som nämns har jag kunnat förbereda presentationer, dokument och kalkylblad. Dessutom kan jag hantera e-postmeddelandet på flera konton och organisera kalendrar i Outlook. För att bevisa det har jag Microsoft Office 2010 Advanced User Certificate.
- Har du någon erfarenhet som övervakar andra personer på kontoret? I mitt senaste jobb var jag ansvarig för att träna de elever som praktiserade i vårt företag. I 3 månader var jag ansvarig för att lära mig alla administrativa processer och svara på eventuella frågor som de hade. Dessutom fick de flera dagliga uppgifter för att se hur de arbetade. Till sist var jag ansvarig för att slutföra utvärderingen av var och en av dem.
- Hur hanterar du situationer där din chef är stressad och under mycket press? Jag försöker att spänningen och trycket som min chef lidit, inte påverkar min produktivitet, jag försöker lugna situationen och visa min handledare att han kan lita på mig att lösa något problem. I dessa situationer tenderar jag att vara proaktiv och erbjuda några lösningar till min handledare, som jag kanske inte har övervägt.
- Vill du arbeta i en lagmiljö eller där varje anställds totala oberoende respekteras? Jag har alltid haft en del av laget i de ställen jag har haft. När jag måste sitta för att slutföra mina uppgifter på ett oberoende sätt, gör jag det utan problem, men jag tycker om att arbeta med andra medlemmar av kontoret för att uppnå gemensamma mål.
- Vad förväntar du dig av din handledare? Från min handledare förväntar jag mig respekt, utmanande uppgifter och en känsla av lag. Från min handledare väntar jag inte på att någon ska kasta papper i mitt ansikte, fråga mig om saker utan att titta på mig i ögat eller få mig att känna mig som en slav. Jag vet det värde jag kan ta med till ett lag och jag hoppas att bli behandlad med respekten som någon förtjänar. Dessutom vill jag att min handledare ska lita på mina förmågor, tilldela mig utmanande uppgifter och se mig som en del av lagets framgång.
- Vad är din största skicklighet och hur förväntar du dig att använda den i det här arbetet? Min största förmåga är den förmåga jag måste relatera till människor på ett naturligt, produktivt och avslappnat sätt. Jag skulle använda denna förmåga att alltid försöka stanna ett steg före min handledares förväntningar; När du kommer upp med något du behöver, kan jag redan ha det klart och redo att leverera.
- Vad är din största svaghet? Min största svaghet var alltid den tekniska delen av arbetet, dataprogrammen och datorns funktion. Därför bestämde jag mig under det senaste året för att erövra min rädsla och få det Microsoft-certifikat som jag nämnde tidigare. Även om jag känner igen att jag inte är en dator nörd, har jag åtminstone den nivå som krävs för att slutföra en uppgift som tilldelats mig.
- Har du något problem med att svara på mottagartelefonen, de personer som går in på kontoret och uppgifterna på datorn? Självklart inte. En av fördelarna med en god förvaltning är att veta hur man ska delta i de olika funktionerna som krävs. Jag har redan 4 års erfarenhet av multitasking: telefon, besökare, handledare, dator ... och till och med hjälpa en partner om du behöver hjälp.
Läs mer: Exempel på ett CV för en sekreterare, 5 tips för din telefonsamtal, olagliga frågor
Foto @ Monica Rodriguez
